„Wie Sie Informationen sammeln, verwalten und nutzen, entscheidet über Sieg oder Niederlage.“
Ihre Kundendatenbank ist das Portal für alle Informationen über Ihre Kundinnen und Kunden – und damit eine der wichtigsten Ressourcen für die effektive Führung und Entwicklung Ihres Unternehmens.
Sie können aus zahlreichen verschiedenen Programmen das richtige für Ihr Unternehmen auswählen. Wichtig ist, dass Ihre Datenbank Ihre Prozesse effizienter macht und den Service für Ihre Kundinnen und Kunden verbessert.
CRM
Customer Relationship Management – spezielle Software-Plattformen für die Verwaltung von Kundeninteraktionen.
Excel-Tabellen
Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kundenkontakte mit der Flexibilität einer Tabellenkalkulation zu verwalten.
Datenbanken
Datenbanken sind ein zentraler Informationsspeicher und können online, kundenspezifisch oder cloudbasiert sein.
In diesem Artikel werden wir Kundendatenbanken genauer betrachten und folgende Fragen beantworten:
Wie können Sie Kundendatenbanken in der Entwicklung Ihres Unternehmens einsetzen?
Welches System ist das richtige für Ihre Anforderungen?
Welche Ergänzungen sind verfügbar?
Was ist sonst noch wichtig bei der Auswahl eines Systems?
Sie wollen neue Software für Ihr Unternehmen kaufen, die Ihnen mehr Kontrolle bei der Verwaltung Ihrer Kundenkontakte gibt und Ihnen hilft zu entscheiden, wie oft und mit welchen Informationen Sie an Ihre Kundinnen und Kunden herantreten wollen? Dann wird Ihnen dieser Artikel hoffentlich bei Ihrer Entscheidungsfindung helfen.
Wie können Sie Kundendatenbanken in der Entwicklung Ihres Unternehmens einsetzen?
Unternehmen müssen den Überblick über ihre Kundeninformationen behalten. Informationen wie Kontaktdaten, die man in einer Datenbank ablegen kann, sind natürlich notwendig, aber nicht die einzige Möglichkeit, Datenbanken gewinnbringend einzusetzen.
Zu den weiteren Vorteilen effektiver Kundendatenbanken gehören:
Umfangreiche Kundendaten
Mit einer Datenbank können Unternehmen ein detailliertes Profil ihrer Kundinnen und Kunden erstellen und wichtige Informationen, z. B. über ihre Wünsche (z. B. Kontakt per E-Mail oder Telefon) oder bisherige Interaktionen festhalten, die wiederum Rückschlüsse auf ihre Service-Anforderungen zulassen. So können Sie Ihre Datenbank als Informationsquelle nutzen und die Produkte auswählen, die am besten zu einer bestimmten Kundin oder einem bestimmten Kunden passen.
Bessere Kommunikation
Eine benutzerfreundliche Datenbank kann Ihnen helfen, Interaktionen mit Ihren Kundinnen und Kunden durch E-Mails, Telefongespräche und persönliche Treffen zu verwalten und nachzuverfolgen. So wird die Datenbank zu einer wichtigen Informationsquelle und zum zentralen Instrument für Ihre Kundenkommunikation. Und automatisierte Funktionen wie Erinnerungen und Kalendereinstellungen sparen Zeit und gewährleisten, dass Sie Ihre Kundinnen und Kunden mit aktuellen und relevanten Informationen versorgen.
Effizienz durch Automatisierung
Kundendatenbanken sollten Ihnen helfen, bestimmte Geschäftsprozesse zu automatisieren und so Zeit und Ressourcen für andere Aufgaben freizusetzen. Die Vereinfachung und Rationalisierung von Abläufen hilft Ihnen, sich auf Ihre Kundinnen und Kunden zu konzentrieren und Ihren Service zu optimieren.
Bessere Kundenwahrnehmung
Wenn Sie Informationen so ablegen, dass sie für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell zugänglich sind, können Sie eine kohärente Kommunikation Ihres Unternehmens mit Ihren Kundinnen und Kunden gewährleisten. Kohärenz kann dabei auch scheinbar unbedeutende Details einschließen, etwa ob eine Kundin Kontakt per E-Mail einem Telefonanruf vorzieht. Datenbanken können auch die Grundlage für einen individuelleren Service bilden, wenn Sie sich zum Beispiel bei der Produktauswahl von den Verhaltensmustern, Wünschen und anderen Merkmalen eines Kunden leiten lassen. Und Kohärenz in der Betreuung Ihrer Kundinnen und Kunden kann zum Aufbau langfristiger Beziehungen beitragen.
Einhaltung von Richtlinien wie der Datenschutz-Grundverordnung
Wie Sie zweifellos wissen, reguliert die EU die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten von EU-Bürgerinnen und -Bürgern durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Gemäß der DSGVO müssen Unternehmen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten eine angemessene Sicherheit dieser Daten sicherstellen. Ein sicheres System zur Speicherung von Kundeninformationen ist in diesem Zusammenhang von großer Bedeutung. Ein einfaches Passwort in einer Excel-Tabelle reicht nicht aus, um die Vorschriften der DSGV zu erfüllen. Achten Sie darauf, die Daten Ihrer Kundinnen und Kunden mit moderner Technologie zu schützen, z. B. durch Verschlüsselung.
Wie kann ich sicherstellen, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Datenbank einheitlich verwenden?
Die Daten in Ihrer Kundendatenbank sind nur dann wertvoll, wenn sie präzise und kohärent sind. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihres Unternehmens sollten die Datenbank einheitlich nutzen und dieselben Namenskonventionen und Datenformate verwenden. Dies gelingt durch entsprechende Vorgaben und Protokolle zur Nutzung der Datenbank und Schulungen.
Nutzen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihre Datenbank nicht einheitlich, können Probleme mit der Integrität und Genauigkeit der Daten entstehen, etwa durch doppelte Einträge oder widersprüchliche, fehlende bzw. falsche Informationen. Dann lassen sich Informationen womöglich nicht aktualisieren, oder aber sie eignen sich nicht als Grundlage für Anlageentscheidungen.
Auf den Punkt gebracht: Daten müssen von guter Qualität sein, um nützlich zu sein. Oder, wie man im Englischen sagt: „Garbage in, garbage out.“ Das bedeutet: Sie können aus Ihren Daten nur das herausholen, was sie vorher reingesteckt haben.
Wie finde ich die richtige Datenbank für mein Unternehmen?
Um das richtige System für Ihr Unternehmen zu finden, sollten Sie sich zunächst Gedanken über Ihre Anforderungen machen. Wie viele Kundenkontakte müssen Sie verwalten: 100 oder 1000? Welche technischen Elemente sind für Ihre Anforderungen notwendig? Welche Systeme sind vorhanden, mit denen die neue Technologie kompatibel sein muss?
Wegen der großen Zahl vorhandener Systeme ist eine eigene Checkliste mit Anforderungen sinnvoll, bevor Sie sich genauer mit dem Angebot auseinandersetzen.
Bei der Planung einer effektiven Kundendatenbank sollten Sie die folgenden Elemente berücksichtigen:
Sicherheit und Vertraulichkeit
Ihre Datenbank muss den Schutz Ihrer Kundendaten gewährleisten und den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung entsprechen. Achten Sie darauf, dass das Produkt, für das Sie sich entscheiden, über ausgefeilte Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Zugangskontrolle verfügt.
Datenmanagement
Mit Ihrer Datenbank sollten Sie Ihre Kundeninformationen speichern, verwalten und analysieren können (z. B. Finanzziele, Portfoliodaten und Kundenkommunikation), um so die gespeicherten Informationen zur Optimierung Ihres Service einsetzen zu können.
Updates
Eine Datenbank sollte sich aktualisieren und laufend an die Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen lassen. Speicherplatz und Kapazität der Datenbank sollten mit Ihrem Unternehmen wachsen können.
Integration
Ihre Finanz- und Kundensoftware sollten integrierbar sein, um beide optimal nutzen zu können. Vergewissern Sie sich also vor dem Kauf einer neuen Datenbank, dass diese über entsprechende Schnittstellen zu anderen Programmen verfügt.
Berichts- und Analysefunktionen
Für fundierte Unternehmensentscheidungen sind Sie auf Daten angewiesen. Eine gute Datenbank sollte diese Informationen auch liefern können. Wenn Sie mit Ihrer aktuellen Software keine entsprechenden Berichte und Analysen erstellen können, sollten Sie einen Wechsel in Erwägung ziehen.
Benutzerfreundliche Bedienung
Wenn sich Ihre Datenbank nur schwer bedienen lässt, werden Sie ihr Potenzial wahrscheinlich nicht ausschöpfen. Prüfen Sie, ob die Benutzeroberfläche intuitiv und einfach zu bedienen ist.
Kosten
Achten Sie vor dem Kauf auf Anfangs- und laufende Kosten. Prüfen Sie auch, ob zusätzliche Kosten für eine Anpassung oder Integration in bestehende Software anfallen.
Kundenbetreuung
Bietet der Anbieter der Software Schulungen zur Bedienung seines Produkts an? Wenn ja, sollten Sie diese Investition für Ihr gesamtes Team in Betracht ziehen. (Warum dies wichtig ist, haben wir im vorherigen Abschnitt erörtert.) Bietet der Hersteller kontinuierlichen Support an? Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der Ihnen bei Bedarf auch helfen kann.
Die Wahl der richtigen Kundendatenbank ist eine wichtige Entscheidung für Ihr Unternehmen. Mit dieser Liste als Leitfaden sollten Sie in der Lage sein, eine fundierte Entscheidung zu treffen und die richtige Software auszuwählen, mit der Sie Ihren Service für Ihre Kundinnen und Kunden optimieren können.
Add-ons
Add-ons sind zusätzliche Eigenschaften, Funktionen oder Werkzeuge, mit denen Sie Ihr Programm erweitern und verbessern können.
Dazu gehören:
Plug-ins – ein Add-on, das die Funktionalität der Software erweitert, z. B. der Adobe Flash Player.
Mobile Apps – eine mobile App gibt Nutzerinnen und Nutzern über ihr Mobilgerät Zugriff auf die Plattform und bestimmte Funktionen wie Dateneingabe oder Berichte.
Integrationen – Verknüpfung mit einer anderen Software, z. B. mit Buchhaltungs- oder Datenanalyseprogrammen.
Eine weitere nützliche Ergänzung (womöglich mit unmittelbarer Relevanz für Ihr Unternehmen) ist das E-Mail-Marketing.
E-Mail-Marketing-Add-ons
E-Mail-Marketing-Add-ons können in der Regel folgende Funktionen ausführen:
Erstellung und Verwaltung von E-Mail-Kampagnen
Diese Funktionen ermöglichen die Erstellung, Gestaltung und den Versand von E-Mail-Kampagnen. Das Add-on verwaltet Inhalte, plant den Versand und legt fest, an wen E-Mails versendet werden sollen. Mit Add-ons können Sie spezifische, individuelle Inhalte erstellen, damit Sie die richtigen Informationen an die richtigen Kundinnen und Kunden versenden und einen erstklassigen Service bieten können.
Segmentierung von E-Mail-Listen
Mit dieser Funktion können Sie Ihre E-Mail-Listen in kleinere, spezifischere Gruppen unterteilen, die bestimmte Kriterien erfüllen, z. B. demografische Merkmale, Standort oder Anlagehistorie. Mit diesen Programmen können Sie Marketing-E-Mails für eine bestimmte Zielgruppe relevanter gestalten.
Personalisierte E-Mail-Inhalte
Zu den Individualisierungsmöglichkeiten einer E-Mail-Kampagne gehören persönliche Betreffzeilen, Produktempfehlungen, die nach der Kaufhistorie der Kundin oder des Kunden ausgewählt werden, oder personalisierte Bilder. Genau wie bei der Segmentierung von E-Mail-Listen geht es bei der Personalisierung darum, relevante und wichtige Informationen zu versenden, die für Ihre Kundinnen und Kunden einen Wert haben.
Durch die Integration Ihrer Kundendatenbank in eine Marketing-Automatisierungsplattform können Sie die Daten zu Kundeninteraktionen, die Sie bereits abgelegt haben, mit den Daten aus Marketing- und E-Mail-Werbekampagnen kombinieren. So erhalten Sie ein sehr viel detaillierteres Bild von der Wirkung Ihrer Marketingstrategie, können fundierte Entscheidungen treffen und Ihre Strategie anhand dieser zusätzlichen Informationen kontinuierlich verbessern.
Die wichtigsten Plattformen
Die nachstehenden Hinweise sollen Sie bei Ihrer Recherche unterstützen:
Verlieren Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens nicht aus dem Blick
Was braucht Ihr Unternehmen wirklich? Bei der riesigen Auswahl verliert man schnell den Überblick. Konzentrieren Sie sich auf das, was für Sie wirklich wichtig ist.
Denken Sie an die Kosten
Was ist Ihr Budget? Sprengt eine Lösung Ihren finanziellen Rahmen? Sollten Sie Ihr Budget für eine Plattform erhöhen, die länger hält und Sie eventuell bei der Expansion unterstützt?
Recherchieren Sie die verfügbaren Optionen
Lesen Sie Bewertungen aus vertrauenswürdigen Quellen und Fallstudien, um herauszufinden, ob sich die Software in ähnlichen Unternehmen wie Ihrem bewährt hat.
Nehmen Sie Kontakt zum Hersteller auf
Bitten Sie um eine umfassende Demo- oder Testversion, damit Sie überprüfen können, ob die Datenbank Ihren Anforderungen entspricht.
Sorgfältige Recherche ist wichtig, denn eine gut funktionierende Kundendatenbank kann den Wert Ihres Unternehmens und die Beziehung zu Ihren Kundinnen und Kunden enorm beeinflussen.
Abschließende Bemerkungen
In diesem Artikel haben wir die Vorteile einer effektiven Kundendatenbank in Ihrem Unternehmensalltag erläutert. Eine gute Datenbank hilft Ihnen nicht nur bei der Rationalisierung Ihrer Datenverwaltung, sondern sollte Ihnen darüber hinaus helfen, Vorschriften einzuhalten, datengestützte Entscheidungen zu treffen und nicht zuletzt regelmäßig mit relevanten Informationen an Ihre Kundinnen und Kunden heranzutreten.
Die Wahl des richtigen Produkts für Ihr Unternehmen ist von entscheidender Bedeutung. Ihre Datenbank sollte alle aktuellen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen. Sie sollten jedoch auch vorausplanen und darauf achten, dass die Software mit Ihrem Unternehmen wachsen kann und sich bei Bedarf erweitern lässt (z. B. für E-Mail-Marketing und Datenanalyse).
Der Kauf eines neuen Systems ist zwar zunächst mit Investitionen in Form von Zeit und Geld verbunden; doch die richtige Datenbank, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht, Ihre Kundendaten effektiv verwaltet und die Pflege enger Beziehungen zu Ihren Kundinnen und Kunden erleichtert, lohnt den Aufwand.
Umsetzung: nächste Schritte
Jeder der folgenden Aktionspunkte nimmt nur wenig Zeit in Anspruch und kann den Prozess ins Rollen bringen. Und selbst wenn Sie sich gegen einen Systemwechsel entscheiden, wird die Beantwortung dieser Fragen Ihnen hoffentlich helfen, mehr aus Ihrem aktuellen System herauszuholen.
Nehmen Sie sich zehn Minuten Zeit, um Ihre aktuelle Kundendatenbank zu überprüfen und herauszufinden, ob Ihnen nach der Lektüre dieses Artikels zusätzliche Funktionen einfallen, von denen Ihr Unternehmen profitieren könnte.
Stellen Sie fest, ob es am Markt entsprechende Systeme gibt. Notieren Sie sich die Optionen, die Ihrer Meinung nach für ein Upgrade in Frage kommen, und die Gründe dafür.
Nutzen Sie diese Liste und lesen Sie Bewertungen im Internet. Welche Produkte entsprechen Ihren Anforderungen, welche nicht?
Sprechen Sie mit anderen Beraterinnen und Beratern und fragen Sie, welche Software sie verwenden, was funktioniert – und was nicht.
Bevor Sie sich für eine neue Kundendatenbank entscheiden und diese implementieren, empfehlen wir Ihnen unseren Artikel „Wie Sie die Wirkung von Veränderungen messen“, in dem wir erläutern, wie Sie die Auswirkungen wichtiger Veränderungen in Ihrem Unternehmen verfolgen und messen können.
Zur Übersicht
Marketing
Marketing ist ein erstklassiger Weg, Kunden an Ihr Unternehmen zu binden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die richtigen Inhalte für Ihr Zielpublikum erstellen, Traffic generieren und Kundendatenbanken optimal einsetzen.
Weitere Säulen
Kundenbeziehungen
Impulse für das Angebot von bedarfsgerechten Services, Vertiefung von Beziehungen und effektiver Kundenakquise.
Financial Planning
Zugang zu nützlichen Orientierungshilfen und Ratgebern, von der Risikoprofilerstellung bis zur Ruhestandsplanung.
Investment Know-how
Fundierte Einblicke in Anlageprinzipien, Portfolioaufbaustrategien und Produktanalysen.
Wichtige Hinweise zu Anlagerisiken
Kapitalanlagen sind mit Risiken verbunden. Der Wert der Investitionen und die daraus resultierenden Erträge können steigen oder fallen, und Anleger erhalten den ursprünglich investierten Betrag unter Umständen nicht in voller Höhe zurück. Es besteht das Risiko eines Totalverlustes.
Wichtige allgemeine Hinweise
Dies ist professionellen Anlegern vorbehalten und darf nicht an Privatanleger weitergegeben werden, die sich auch nicht auf dies verlassen dürfen.
Die hier enthaltenen Informationen sind nicht als Angebot oder Aufforderung zur Abgabe eines Angebots zum Kauf oder Verkauf von Wertpapieren in irgendeiner Gerichtsbarkeit zu verstehen, in der ein solches Angebot oder eine solche Aufforderung rechtswidrig ist, oder gegenüber Personen, gegenüber denen ein solches Angebot oder eine solche Aufforderung gesetzlich nicht gemacht werden darf, oder wenn derjenige, der das Angebot oder die Aufforderung macht, dafür nicht qualifiziert ist. Die Informationen stellen keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung dar. Sie dürfen sich deshalb bei Anlageentscheidungen nicht auf den Inhalt verlassen.
Die hier enthaltenen Informationen dienen lediglich zu Bildungszwecken und stellen keine Empfehlung und kein Angebot zum Kauf oder Verkauf von Anlagen dar.
Herausgegeben von der Vanguard Group Europe GmbH, die in Deutschland von der BaFin reguliert wird.
© 2024 Vanguard Group Europe GmbH. Alle Rechte vorbehalten.